Onderhoud bijhouden van melding tot afhandeling

Ja, dat is precies het idee. Leden loggen in op het ledenportaal en dienen daar een melding in met een titel, een beschrijving, een categorie en eventueel foto's van het probleem. Het bestuur ontvangt direct een in-app notificatie (en optioneel e-mail) van de nieuwe melding en ziet deze bovenaan het meldingenoverzicht verschijnen. Bij VvE's hebben bewoners daarnaast een eigen pagina "Mijn reparatieverzoeken", waar ze de status van al hun eigen meldingen kunnen volgen zonder het bestuur te hoeven bellen of mailen. Zo verdwijnen losse appjes, telefoontjes en mailtjes over een lekkende kraan of kapotte deurdranger. Alles staat op één plek, met historie en context erbij.

Ja. Elke melding kan worden toegewezen aan een verantwoordelijke: een bestuurslid, een commissielid of een externe partij zoals een aannemer, loodgieter of schilder. De toegewezen persoon is vervolgens zichtbaar op de melding, zodat voor iedereen duidelijk is wie ermee bezig is. In combinatie met de statussen (nieuw, in behandeling, in uitvoering, afgerond) ontstaat zo een compact ticketsysteem: het bestuur ziet in één oogopslag welke meldingen blijven liggen, wie erop zit en wat er deze maand is afgerond. Voor organisaties met een eigen systeem is er bovendien een webhook (melding.aangemaakt) waarmee nieuwe meldingen automatisch doorgestuurd kunnen worden naar bijvoorbeeld een beheerder of servicedesk.

Er is geen limiet op het aantal meldingen. De module Onderhoud & Meldingen zit in elk pakket van Memberix, dus ook in Basis vanaf €9,99 per maand. Je betaalt niet per melding of per gebruiker extra. Dat is bewust: juist bij kleine VvE's en verenigingen is een centrale plek voor reparatieverzoeken vaak de eerste grote verbetering ten opzichte van losse e-mails en appjes. Alle meldingen blijven bewaard, inclusief foto's, statushistorie en wie wat heeft opgepakt, zodat je bij terugkerende problemen (bijvoorbeeld dezelfde lekkage) de voorgeschiedenis erbij kunt pakken.

Ja. Zodra het bestuur de status van een melding wijzigt (van nieuw naar in behandeling, in uitvoering of afgerond) ziet de melder dat terug in het portaal, en bij belangrijke wijzigingen ontvangt hij of zij automatisch een notificatie. Daardoor hoeft niemand meer achter het bestuur aan te bellen met de vraag "is er al iets gedaan met mijn melding?". Voor het bestuur werkt het net zo: nieuwe meldingen verschijnen als notificatie bij alle beheerders, zodat een urgente lekkage niet dagen onopgemerkt blijft. De e-mailnotificaties versturen we vanuit het eigen adres van je organisatie en in je eigen huisstijl (logo en kleur).

Ja. Meldingen krijgen bij het indienen een categorie mee (bijvoorbeeld sanitair, elektra, dak, buitenruimte of algemeen) en een urgentie (laag, normaal, hoog of urgent). Daarop kun je in het overzicht filteren en sorteren, zodat urgente zaken bovenaan staan en het bestuur bij de maandelijkse of kwartaalvergadering snel kan rapporteren hoeveel meldingen er per categorie open staan. Voor VvE's is dit ook nuttig als input voor het meerjarenonderhoudsplan: terugkerende meldingen in dezelfde categorie zijn vaak een signaal dat structureel onderhoud nodig is. Die koppeling maak je eenvoudig met de MJOP-module.