Documenten veilig en vindbaar

Alle gangbare bestandstypen: PDF's, Word-documenten, spreadsheets, afbeeldingen en meer. Er is geen beperking op het type. In de praktijk gebruiken VvE's de documentenmodule vooral voor de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement, notulen, verzekeringspolissen en offertes van aannemers; sportclubs en verenigingen voor statuten, het huishoudelijk reglement, sponsorcontracten en jaarverslagen. Elk document krijgt een plek in het organisatiearchief en is doorzoekbaar op naam, zodat je tijdens een vergadering binnen een paar seconden de juiste bijlage erbij hebt in plaats van te spitten door oude mailboxen of de laptop van de vorige secretaris.

Elk pakket bevat ruime opslagruimte voor documenten; het Basis-pakket is voor de meeste organisaties ruim voldoende. Het documentarchief van een gemiddelde VvE of vereniging (akten, reglementen, notulen, polissen) is qua omvang bescheiden. Groeit je archief flink, bijvoorbeeld door veel foto's bij onderhoudsdossiers of jarenlange vergaderstukken, dan bieden Pro en Enterprise meer ruimte. Je hoeft dus niet vooraf te schatten hoeveel gigabytes je nodig hebt: begin in Basis of de gratis proefperiode, en upgrade pas als het archief daar aanleiding toe geeft. Bestaande documenten migreren automatisch mee bij een pakketwissel.

Ja, en dat is een van de grootste voordelen ten opzichte van een gedeelde map of e-mailbijlagen. Per document bepaal je of het zichtbaar is voor alle leden of alleen voor het bestuur. Leden openen documenten via het ledenportaal, waar ze ook hun eigen gegevens, saldo en (bij VvE's) hun appartementsinformatie vinden. De splitsingsakte en notulen zet je dus open voor alle eigenaren, terwijl offertes of gevoelige bestuursstukken afgeschermd blijven. Zo hoeft het bestuur documenten niet meer op verzoek rond te mailen, en heeft ieder lid altijd de actuele versie, niet een verouderde kopie uit een oude mail.

Ja. Alle documenten worden versleuteld opgeslagen op servers binnen de EU en de verbinding met het platform is altijd beveiligd via TLS. De opslag en verwerking voldoen aan de AVG/GDPR; met organisaties die dat willen sluiten we een verwerkersovereenkomst, die je kant-en-klaar op de website vindt. De toegang tot documenten loopt via het rollen- en rechtensysteem van Memberix: alleen ingelogde gebruikers met de juiste rol (lid of beheerder) kunnen bij de stukken die voor hen bedoeld zijn. Op de veiligheidspagina lees je meer over twee-factor-authenticatie, EU-hosting en hoe Memberix je gegevens beschermt.

Dat is precies het scenario waarvoor centraal documentbeheer bedoeld is. Alle documenten staan in het platform, gekoppeld aan de organisatie, niet op de persoonlijke laptop of in de mailbox van een vertrekkend bestuurslid. Bij een bestuurswissel draag je de beheerdersrol over aan de opvolger, die daarmee direct toegang heeft tot het volledige archief: akten, notulen, contracten en de complete historie. Er gaat niets verloren en er hoeft niets "overgedragen" te worden via USB-sticks of gedeelde mappen. Gecombineerd met het ledenregister en het kasboek in Memberix is de overdracht van een compleet bestuur daarmee een kwestie van rollen omzetten in plaats van weken archeologie.