Zaalverhuur voor verenigingen: kantine, zaal en materiaal verhuren

Veel verenigingen hebben iets dat anderen graag huren: een kantine, een clubhuis, een zaal, of materiaal zoals kramen, tenten en tafels. Verhuur is een welkome extra inkomstenbron naast de contributie. Maar wie het regelt, kent het ook: aanvragen via de mail, een agenda in iemands hoofd, betalingen die je achteraf moet najagen en een sleutel die net niet terugkomt.

Wat mag een vereniging verhuren?

In principe mag een vereniging haar eigen ruimtes en spullen verhuren, zolang dat past bij de statuten en het bestuur erover heeft besloten. Wel gelden er een paar aandachtspunten.

De kantine en de Alcoholwet

Schenkt je vereniging alcohol, dan ben je volgens de Alcoholwet een paracommerciële rechtspersoon. Artikel 4 van die wet verplicht elke gemeente om daarvoor regels te maken in een verordening. Die regels gaan in elk geval over:

• de tijden waarop je alcohol mag schenken
• bijeenkomsten van persoonlijke aard, zoals bruiloften en verjaardagsfeesten
• bijeenkomsten die gericht zijn op mensen die niet bij de vereniging betrokken zijn

Dat betekent: of je de kantine mag verhuren voor een bruiloft of een bedrijfsfeest, en onder welke voorwaarden, verschilt per gemeente. Sommige gemeenten staan een beperkt aantal van zulke bijeenkomsten per jaar toe, andere niet. Zoek de paracommerciële regels in de verordening van je gemeente op, of vraag het na bij de gemeente, voordat je verhuur voor feesten aanbiedt.

Verhuur je de zaal zonder drank, bijvoorbeeld voor een cursus of vergadering, of verhuur je materiaal, dan spelen deze regels niet.

Huur je zelf het gebouw?

Veel sportclubs en verenigingen huren hun accommodatie van de gemeente of een stichting. Lees de huurovereenkomst na: soms is onderverhuur niet toegestaan, of alleen met toestemming.

Verzekering en btw

Vraag bij je verzekeraar na of schade door huurders en hun gasten gedekt is, en of je aansprakelijk bent als er iets gebeurt tijdens een verhuur. Overleg met je penningmeester of boekhouder over de btw-behandeling van je verhuurinkomsten, want die hangt af van wat je verhuurt en aan wie.

Welke afspraken maak je met een huurder?

Een vast setje voorwaarden voorkomt discussie achteraf. Denk aan:

• Tijden: wanneer mag de huurder erin, en wanneer moet de ruimte leeg en schoon zijn
• Wat is inbegrepen: tafels, stoelen, keuken, geluid, beamer
• Prijs en betaling: bij voorkeur vooraf, zodat de datum pas vastligt na betaling
• Borg: voor de sleutel of voor schade, met een termijn waarbinnen je die terugbetaalt
• Huisregels: geluid, roken, schoonmaak, afval, parkeren
• Aansprakelijkheid: wie betaalt schade aan gebouw of materiaal
• Annuleren: tot wanneer kosteloos, en wat daarna

Zet deze voorwaarden op je website of in de bevestigingsmail, zodat elke huurder ze vooraf ziet.

Hoe richt je het aanvraagproces in?

Bij de meeste verenigingen loopt zaalverhuur via één vrijwilliger met een mailbox en een agenda. Dat werkt tot die persoon op vakantie is, of tot twee mensen dezelfde zaterdag beloven.

Stap 1: bepaal wat en wanneer je verhuurt

Maak een lijst van wat je verhuurt: de zaal, de kantine, het veld, kramen, partytenten. Bepaal per soort op welke dagen het kan. De kantine misschien alleen op zondagmiddag en doordeweekse avonden, de kramen alleen op de dag van de braderie.

Stap 2: kies een prijs per dag of dagdeel

Een zaal verhuur je vaak per dagdeel, materiaal per dag. Maak onderscheid tussen leden en niet-leden als je dat wilt, en houd het simpel: een paar vaste tarieven zijn makkelijker uit te leggen dan een prijslijst van een pagina.

Stap 3: één plek voor aanvragen

Laat aanvragen niet via WhatsApp, mail en de bar binnenkomen. Kies één kanaal: een formulier of, beter, een boekingspagina waar de huurder direct ziet wat vrij is.

Stap 4: betaling vooraf

Contant geld in de kantine of een factuur achteraf kost tijd en levert openstaande bedragen op. Laat de huurder bij het boeken betalen, bijvoorbeeld met iDEAL. Dan staat de datum pas vast als het geld binnen is.

Van mail en Excel naar verhuursoftware

Verhuur je een paar keer per jaar, dan volstaat een gedeelde agenda en een vast mailtje. Verhuur je vaker, of verhuur je veel losse spullen tegelijk (zoals twintig kramen op een evenement), dan loont software.

Zo werkt het in Memberix

Memberix heeft verhuur als module voor sportclubs en verenigingen, in het Enterprise-pakket. Je voegt in één keer een soort toe (bijvoorbeeld "Kraam" of "Zaal"), het aantal objecten en een prijs per dag. Per soort bepaal je op welke dagen er verhuurd wordt. Leden en gasten boeken via de eigen boekingspagina van je vereniging en betalen direct met iDEAL. Je ziet alle boekingen onder Reserveringen, tab Verhuur, naast de ledenadministratie en de rest van je vereniging.

Verhuur je als organisatie vooral ligplaatsen, standplaatsen of opslag, kijk dan bij verhuurbeheer: daar staat de verhuuradministratie voor jachthavens, campings en opslagbedrijven.

Veelgestelde vragen

Mag een sportkantine verhuurd worden voor een verjaardag of bruiloft?

Dat hangt af van je gemeente. De Alcoholwet verplicht gemeenten om regels te maken voor bijeenkomsten van persoonlijke aard in paracommerciële kantines. Sommige gemeenten staan een beperkt aantal per jaar toe, andere verbieden ze. Kijk in de verordening van je gemeente.

Moet een huurder lid zijn van de vereniging?

Nee, dat is een keuze van het bestuur. Veel verenigingen verhuren aan iedereen, met een lagere prijs voor leden. Let bij een kantine met drankvergunning wel op de gemeentelijke regels voor bijeenkomsten voor niet-leden.

Hoe voorkom je dat een vrijwilliger alles alleen regelt?

Leg de verhuur vast in één systeem dat meerdere bestuursleden kunnen inzien, met vaste voorwaarden en betaling vooraf. Dan kan iedereen zien wat er geboekt is, en hangt het niet af van één agenda.